Chi phí hợp lý thuê Ô tô

1. Hồ sơ để xác định chi phí được trừ:

 

Hợp đồng thuê ôtô, phụ lục hợp đồng ( Từ ngày 1/7/2015 không bắt buộc phải công chứng, theo văn bản số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015 của Tổng cục thuế);

 

Chứng từ thanh toán tiền thuê xe ôtô(Không nhất thiết phải chuyển khoản theo điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, vì không có hóa đơn).

 

Lưu ý:

 

a/ Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là: hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

 

b/ Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, TNCN) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế GTGT, TNCN ; còn tiền thuế môn bài nôp thay thì không được trừ (trong thông tư 96 không quy định vấn đề này).

 

2. Cách đưa chi phí thuê xe vào chi phí hợp lý:

 

 

2.1 Chi phí thuê xe:

 

Để chi phí thuê xe được tính vào làm chi phí của doanh nghiệp thì trước hết cần có sự hợp lý của việc thuê xe, tức doanh nghiệp thuê xe về là để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà không nhằm mục đích khác. Sau đây là các chứng từ liên quan:

 

a/ Hợp đồng thuê xe phải có các nội dung sau:

- Thông tin bên cho thuê và bên thuê;

- Thông tin về xe thuê;

- Tổng giá trị tiền thuê xe là bao nhiêu tiền/ tháng, hình thức và thời gian thanh toán;

- Các chi phí phát sinh: xăng xe, bảo bảo dưỡng, sửa chữa, lái xe bên nào (thường là doanh nghiệp chịu, để doanh nghiệp còn lấy hóa đơn VAT xăng dầu)

 

b/ Các giấy tờ liên quan tới xe (bản sao công chứng);

 

c/ Bảng kê 01/TNDN;

 

d/ Chứng từ thanh toán;

 

đ/ Chứng từ nộp thuế, phí, lệ phí liên quan tới việc thuê ô tô  (tiền thuê >100 triệu/ năm – Căn cứ Điều 4, chương 1, TT 92/2015/TT-BTC);

 

e/ Hóa đơn xăng dầu, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng (nếu có);

 

f/ Bảng lịch trình xe (nếu có).

 

Mang bộ hồ sơ này lên cơ quan thuế để đóng thuế và xin cấp hóa đơn lẻ (cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cấp mã số thuế hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng minh nhân dân (hộ chiếu) còn hiệu lực hoặc nơi cư trú do hộ, cá nhân tự kê khai không cần có xác nhận của chính quyền nơi cư trú). Sau khi nộp đầy đủ thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho người xuất đề nghị. Hóa đơn lẻ bao gồm 3 liên - cơ quan thuế có trách nhiệm đóng dấu cơ quan thuế vào phía trên bên trái của liên 1, liên 2 và giao cho người đề nghị cấp hóa đơn, liên 3 lưu lại cơ quan thuế.

 

2.2 Các chi phí liên quan đến xe thuê (phát sinh trong quá trình sử dụng):

 

Khi doanh nghiệp đã có hóa đơn thuê xe từ người cho thuê xe thì hiển nhiên chi phí thuê xe sẽ được tính vào làm chi phí doanh nghiệp. Nhưng để những chi phí đi kèm như chi phí xăng dầu, chi phí sửa chữa, chi phí gửi xe, lương lái xe,... được tính vào làm chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì trong hợp đồng thuê xe doanh nghiệp cần thể hiện rõ điều này.

 

Các chi phí này doanh nghiệp cần có đầy đủ hóa đơn chứng từ như: đổ xăng dầu cần có hóa đơn xăng dầu, sửa chữa cần có hóa đơn sửa chữa, tiền lương lái xe cần có bảng lương, hợp đồng lao động,... thì sẽ được trừ khi tính thuế TNDN

 

Lưu ý: Những chi phí xăng dầu, lương lái xe … dù có đầy đủ hóa đơn chứng từ cũng sẽ không được tính vào chi phí doanh nghiệp nếu như doanh nghiệp chỉ có hợp đồng thuê xe, tức không có hóa đơn thuê xe.

 

 

 

2.3 Bảng lịch trình xe

 

Mục đích: Bảng này dùng để theo dõi lịch trình của nhân viên trong doanh nghiệp sử dụng xe  đi đâu, làm việc gì và thuộc dự án nào, có đúng với kế hoạch được duyệt không? Đồng thời để kế toán có thể xác định được định mức tiêu hao nguyên liệu và kiểm soát hóa đơn xăng dầu, bảo dưỡng cho hợp lý.Tùy theo yêu cầu quản lý và ngành nghề kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có bảng lịch trình khác nhau. Thông qua bảng lịch trình này kế toán có thể:

- Xác nhận lịch trình với người ký xác nhận có đúng với kế hoạch được duyệt hay không?

- Biết được số km đi được trong tháng => có vượt định mức đã thỏa thuận không

 

Vinbrains luôn sẵn sàng trao đổi, hỗ trợ Quý khách hàng những thông tin cần thiết. Xin vui lòng liên hệ Vinbrains để được tư vấn cụ thể.